W poprzednim artykule omawialiśmy temat umowy o pracę. Krótko wspomniałam, jak ważne jest otrzymanie od pracodawcy regulaminu pracy razem z podpisaną umową o pracę. W kolejnej części wytłumaczę, jakie informacje i dlaczego powinien zawierać regulamin pracy (w sektorze prywatnym). Każda osoba zatrudniona na umowę o pracę powinna także otrzymać co miesiąc indywidualny odcinek wypłaty, który potocznie nazywamy paskiem pensji. Zawarte na nim dane są czasami trudne do rozszyfrowana, dlatego spróbuję opisać i wytłumaczyć poszczególne elementy tego dokumentu.
Dla wielu polskich pracowników, którzy po raz pierwszy podejmują pracę na terenie Belgii, regulamin pracy oraz indywidualny pasek pensji są nowością. W Polsce większość pracodawców nie ma obowiązku wdrażania regulaminu pracy ani wydawania indywidualnych pasków pensji. Jednak obowiązkiem każdego pracodawcy w całej Europie jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Ten aspekt jest przede wszystkim ważny do prawidłowego naliczania płac.
REGULAMIN PRACY
W zależności od sektora – prywatnego lub publicznego – regulamin pracy będzie określał ogólne warunki pracy i/lub dawał pracownikom informacje o funkcjonowaniu i organizacji pracy w firmie lub w instytucji, która ich zatrudnia. Treść regulaminu, jego zakres oraz tryb sporządzania i zmiany określa ustawa z 8 kwietnia 1965 r. o regulaminie pracy.
Wszyscy pracodawcy objęci zakresem ustawy ustanawiającej regulamin pracy muszą opracować regulamin pracy, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Dla poszczególnych kategorii pracowników oraz dla różnych działów w przedsiębiorstwie mogą być przygotowane odrębne regulaminy pracy.
Kopia regulaminu pracy musi być przechowywana w każdym miejscu, w którym zatrudnieni są pracownicy (również w miejscach pracy tymczasowej). Pracownicy muszą mieć możliwość zapoznania się z regulaminem w każdej chwili bez pośrednictwa innej osoby. W siedzibie firmy w łatwo dostępnym miejscu musi być wywieszona informacja wskazująca, gdzie można zapoznać się z regulaminem.
Każdy pracownik musi otrzymać egzemplarz regulaminu pracy w chwili rozpoczęcia pracy. Musi również otrzymać kopię każdej zmiany. Jest to absolutny obowiązek. W przypadku jego niezastosowania pracownik nie jest związany postanowieniami regulaminu pracy. W interesie pracodawcy jest więc posiadanie pisemnego dowodu przekazania kopii. Przeważnie jest to przedostatnie zdanie na umowie o pracę, dlatego gdy podpisujemy umowę, musimy się upomnieć o kopię regulaminu pracy.
Pracodawca musi również przesłać kopię do regionalnego biura Inspektoratu Prawa Pracy w ciągu ośmiu dni od daty wejścia umowy w życie.
CO POWINIEN ZAWIERAĆ REGULAMIN PRACY?
Ustawa z 8 kwietnia 1965 r. wymienia szereg obowiązkowych oświadczeń, są to:
- harmonogram pracy: obejmuje to zwykłe harmonogramy pracy; harmonogram pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin; harmonogram pracy przy pracy na zmianę; elastyczne harmonogramy pracy; dni i godziny, w których przedsiębiorstwo jest dostępne dla pracowników pracujących poza przedsiębiorstwem;
- metody pomiaru i monitorowania czasu pracy w celu ustalenia wynagrodzenia (ewidencja czasu pracy);
- sposób, czas i miejsce wypłaty wynagrodzenia;
- okresy wypowiedzenia oraz przyczyny niecierpiące zwłoki, które mogą uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia i odszkodowania, podlegające uznaniu sądu;
- prawa i obowiązki personelu nadzorującego;
- kary, wysokość i przeznaczenie kar pieniężnych oraz karane nimi uchybienia;
- miejsce, w którym można uzyskać dostęp do osoby wyznaczonej do udzielania pierwszej pomocy oraz miejsce, w którym znajduje się apteczka, a także nazwiska lekarzy wyznaczonych przez pracodawcę, do których może zwrócić się osoba poszkodowana w wypadku przy pracy;
- wewnątrzzakładowe zasady BHP, np. gdzie i kiedy dozwolone jest palenie, kiedy i jakie badania lekarskie są wymagane, gdzie spożywać posiłki, jakie ubranie ochronne jest obowiązkowe;
- czas trwania urlopu rocznego, jak również ustalenia dotyczące przyznawania tego urlopu lub odniesienie do odpowiednich przepisów prawnych. W stosownych przypadkach – daty rocznego urlopu zbiorowego (np. przymusowe okresy urlopu w branży budowlanej lub zamknięcie fabryki na okres urlopu);
- nazwiska członków rady zakładowej, komisji ds. BHP oraz delegacji związków zawodowych;
- adresy służb kontrolnych odpowiedzialnych za kontrolę stosowania przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących ochrony pracowników;
- dane ubezpieczalni od wypadków przy pracy;
- wymienienie układów zbiorowych pracy i/lub umów zbiorowych obowiązujących w przedsiębiorstwie i mających zastosowanie do warunków pracy;
- wskazanie dni wolnych od pracy, świąt, dni zastępczych, zasad wybierania urlopu kompensacyjnego, itp.
To są podstawowe informacje, ale często w regulaminie można znaleźć także informacje o tym, jak poinformować pracodawcę o chorobie, jak uzyskać pasek pensji drogą elektroniczną, do kogo zgłosić się w przypadku mobbingu w pracy, jakie zasady pracodawca zapewnia podczas pracy zdalnej, co zrobić podczas wypadku przy pracy, jakie prawa mają kobiety w ciąży i jak zgłaszać prośbę o urlopy i dni wolne.
PASEK PENSJI
Pasek pensji (loonfiche / fiche de salaire) jest wyciągiem z prawnie obowiązującego „rachunku indywidualnego” (individuele rekening / compte individuel). Co to znaczy? Indywidualny rachunek jest jakby rozszerzoną wersją paska pensji, który otrzymujemy co miesiąc od pracodawcy przy wypłacie pensji. Pracodawcy naliczają płace elektronicznie przez tzw. sekretariaty socjalne (sociaal secretariaat / secrétariat social) lub biura kadrowo-płacowe (payroll / dienstverrichter).
Na samym pasku pensji znajdziemy zatem mniej informacji niż na indywidualnym rachunku. Pracodawca jest zobowiązany do przekazania paska pensji z każdą wypłatą wynagrodzenia zgodnie z art. 15 ustawy z 8 kwietnia 1965 r. o ochronie wynagrodzeń pracowników. Informacje, które muszą znaleźć się na każdym pasku pensji, są ustalane przez komisje zbiorowego układu pracy.
W przypadku braku jakiegokolwiek przepisu informacje muszą być podane w sposób określony w dekrecie królewskim z 27 września 1966 r., a mianowicie:
1) nazwa i adres pracodawcy;
2) nazwisko i pierwsza litera imienia pracownika;
3) numer rejestracyjny pracownika u pracodawcy;
4) okres, do którego odnosi się wyliczenie płacowe;
5) zakres usług/wykonanej pracy (godziny, dni, miesiące, ilość itp.);
6) wynagrodzenie zasadnicze, niezależnie od tego, jaka jednostka jest stosowana do jego ustalenia (godzinowa, miesięczna, akordowa, za wyniki pracy itp.);
7 a) należne wynagrodzenie (każda pozycja ma specyficzny kod nadany przez system biura, które nalicza pensję; jeśli jakiś kod lub opis pozycji nie jest zrozumiały, trzeba się dopytać w dziale kadr):
- za wykonaną pracę (5 x 6),
- dodatek za nadgodziny,
- za święto i/lub odpoczynek kompensacyjny,
- z uwagi na ustawowe i umowne zobowiązania do utrzymania wynagrodzeń w okresie zawieszenia realizacji umowy (np. za okres urlopu macierzyńskiego),
- premie itp.;
7 b) świadczenia rzeczowe (podlegające pod składki na ubezpieczenie społeczne);
7 c) łączne wynagrodzenie brutto (7a + 7b);
8) potrącenie na ubezpieczenie społeczne – koszt pracownika 13,07%;
9) kwoty zwolnione z potrąceń na ubezpieczenie społeczne;
10) podstawa do opodatkowania ((7 + 9) – 8);
11) kwota zaliczki na podatek dochodowy;
12) kwoty zwolnione z podatków lub z zaliczki na podatek dochodowy (np. dojazdy do pracy);
13) przyznana kwota netto ((10 + 12) – 11);
14) kwoty do odliczenia (zaliczki, świadczenia rzeczowe, kary pieniężne, przeniesienie i zajęcie wynagrodzenia, czeki obiadowe itp.), w razie potrzeby wyszczególnione w załączniku;
15) kwota netto do zapłaty.
Czasami na dole paska można znaleźć też saldo przysługującego urlopu.
Rachunek indywidualny różni się od paska pensji przede wszystkim bardziej szczegółowym rozpisaniem płac na dni, miesiące, kwartały i na rok. Roczny rachunek indywidualny zostaje przekazany pracownikowi razem z rocznym paskiem pensji, tzn. Loonfiche / Fiche de Salaire 281.10 do rozliczenia się z podatku lub po zakończeniu umowy o pracę. O zakończeniu umowy o pracę i o okresach wypowiedzenia napiszemy w następnym wydaniu „Gazetki”.
Jowita Sokołowska
dyrektorka biura kadrowo-płacowego Payroll Planet
Gazetka 214 – wrzesień 2022