Nieważne, czy masz własną firmę, pracujesz na etacie lub wychowujesz dzieci i prowadzisz dom – każdy z nas ma długą listę zadań, które musi wykonać w ciągu dnia. W dzisiejszym świecie jesteśmy bombardowani informacjami i reklamami, które odciągają naszą uwagę i bezpowrotnie pożerają czas. Jeżeli zależy ci na efektywnym wykonaniu zadań, może któraś z poniższych metod przypadnie ci do gustu?

METODA POMODORO

Została wymyślona przez Włocha Francesco Cirillo 40 lat temu, a jej nazwa pochodzi od minutnika kuchennego w kształcie pomidora. Według niej pracę organizujemy w 25-minutowych interwałach, pomiędzy którymi są 5-minutowe przerwy. Po czwartym interwale (tzw. Pomodoro) należy zrobić dłuższą, na przykład 30-minutową przerwę na jedzenie lub inną przyjemność. Najważniejsze w tej metodzie jest skupienie się w 100 proc. na pracy podczas 25 minut i niepomijanie 5-minutowych przerw. Są one tak samo ważne podczas pracy, jak czas, który poświęcamy na dane zadanie. W przypadku braku perspektywy przerwy nasz mózg szybciej się męczy i traci zapał do działania. Aby nie dekoncentrować się i co chwilę nie patrzeć na zegarek, do mierzenia czasu można użyć minutnika kuchennego lub budzika w telefonie albo skorzystać z aplikacji stworzonej do tej metody. Warto podczas pracy odciąć się od różnego rodzaju rozpraszaczy i zaplanować nagrodę, którą uraczymy się podczas przerwy (najlepiej zdrową – np. otwarcie okna, złapanie świeżego powietrza i przeciąganie się).

MATRYCA EISENHOWERA

Dwight Eisenhower, generał i 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, stworzył metodę organizacji pracy, która nazywana jest macierzą lub kwadratem Eisenhowera. U jej podstaw leży stworzenie listy zadań, a następnie ustalenie ich hierarchii. Należy podzielić je na cztery grupy:

- zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności (ważne i pilne),

- zadania, które można wykonać później (ważne i niepilne),

- zadania, które można oddelegować komuś innemu (nieważne i pilne),

- zadania, których nie trzeba wykonywać (nieważne i niepilne).

W zależności od tego, do której ćwiartki trafi zadanie, trzeba się nim zająć w inny sposób. Zadaniami z pierwszej kategorii należy zająć się w pierwszej kolejności. Zadania sklasyfikowane jako „ważne i niepilne” powinny być zaplanowane w kalendarzu i sukcesywnie realizowane. Natomiast zadania nieważne i pilne są idealne do delegowania (oczywiście jeśli mamy możliwość, by wykonał je ktoś inny). Zadania z ostatniej ćwiartki mogą zostać wykonane w minimalnym wymiarze lub całkowicie porzucone.

METODA 90–90–1

Jej twórcą jest Robin Sharma, wg którego metoda ta wspomaga efektywną realizację długofalowych przedsięwzięć. Należy wybrać jeden cel, do którego osiągnięcia będziemy dążyć, np. nauka języka obcego, zgłębienie interesującego nas tematu, napisanie książki itp. Sharma zakłada, że ludzki umysł najefektywniej pracuje w godzinach porannych, dlatego należy rozpocząć działanie jak najwcześniej (np. o 5.00). Trzeba koncentrować się na jednym projekcie czy zadaniu przez 90 minut, powtarzając tę czynność przez kolejne 90 dni – by mieć pewność, że weszło nam to krew. Metoda, choć prosta, jest wymagająca. Odsunięcie od siebie wszelkiego rodzaju rozpraszaczy i skupienie się na jednym zadaniu przez 1,5 godziny może być na początku trudne. Jednak gdy przyzwyczaimy swój mózg do takiej formy pracy, efekty po trzech miesiącach gwarantowane.

METODA ALPEN

Kluczem do sukcesu jest w tej metodzie systematyczność oraz układanie precyzyjnych harmonogramów codziennie rano lub wieczorem. Nazwa pochodzi od pierwszych liter kilku niemieckich słów, które definiują tę metodę.

A – Aufgaben aufschreiben (zapisanie zadań): pierwszym krokiem jest stworzenie listy zadań.

L – Länge einschätzen (szacowanie długości): określenie czasu na wykonanie każdego zadania.

P – Pufferzeiten einplanen (planowanie przerw): aby wydajnie pracować, należy odpoczywać. Gdy pomija się przerwy, efektywność pracy znacznie spada i nie wystarczy sił do kolejnych działań.

E – Entscheidungen treffen (wyznaczanie priorytetów): każdemu zadaniu powinno się przypisać priorytet, by mieć pewność, że te najważniejsze zawsze będą na szczycie listy i zostaną wykonane w pierwszej kolejności.

N – Nachkontrolle (kontrola): monitorowanie poziomu wykonania zadania.

Wykreśl dane zadanie z listy zaraz po jego zakończeniu. Widząc, że ubywa ci pracy, będziesz mieć motywację do podjęcia kolejnych zadań. Czynności, które nie zostały zakończone danego dnia, należy przenieść na kolejny dzień.

Można zauważyć, że te cztery metody mają cechy wspólne:

  • najważniejsze jest sporządzenie listy zadań do wykonania lub celów, które chcemy osiągnąć,
  • nie zapominajmy o przerwach, które są tak samo ważne jak praca, którą wykonujemy,
  • maksymalnie koncentrujmy się na wykonywanym zadaniu,
  • odetnijmy się od tzw. rozpraszaczy uwagi.

Moją własną metodą na wykonanie pracy, gdy nie mam na to ochoty, jest przekonanie siebie, że jestem wdzięczna, iż mogę daną czynność wykonać. Szukam też w niej dodatkowych korzyści. Oto przykład: gdy wieczorami czeka na mnie sterta brudnych naczyń i nieuporządkowana kuchnia, myślę, że jestem wdzięczna losowi, że mam kochającą rodzinę, dla której mogę gotować i razem z którą brudzę te naczynia. A profitem przy zmywaniu jest słuchanie ulubionej muzyki lub e-booka.

 

Anna Kata

 

Gazetka 221 – maj 2023