• Od 2026 r. fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe między belgijskimi przedsiębiorstwami. 
  • Opiera się ono na wysyłaniu elektronicznych faktur o ustalonej strukturze, np. w formacie UBL.
  • Peppol to bezpieczna sieć służąca do przesyłania takich faktur.
  • Faktury elektroniczne ograniczają liczbę błędów, przyspieszają przetwarzanie i są przyjazne dla środowiska.
  • W swojej firmie należy dostosować oprogramowanie do fakturowania lub wybrać oprogramowanie zgodne z Peppol.
  • Od 2030 r. system ten zostanie upowszechniony i będzie obowiązkowy w całej Europie.

    CZYM JEST FAKTUROWANIE ELEKTRONICZNE?

    To ustrukturyzowany system elektroniczny, w którym faktury są odczytywane przez oprogramowanie komputerowe bez udziału człowieka. W praktyce oznacza to, że jako firma nie wysyłamy ani nie otrzymujemy już faktur w formacie PDF, ale za pomocą zakodowanej faktury elektronicznej. 

    Faktury elektroniczne będą obowiązkowe tylko w przypadku fakturowania między przedsiębiorstwami (czy to w formie spółki srl, sa, czy też jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – indépendant). Krótko mówiąc, chodzi o B2B (business-to-business) – czyli relacje pomiędzy co najmniej dwoma przedsiębiorstwami, w tym osobami reprezentującymi jednoosobową działalność gospodarczą. Faktury te będą więc obowiązkowe między podmiotami podlegającymi podatkowi VAT.

    FAKTURY ELEKTRONICZNE: JAKA JEST ROLA PEPPOL?

    Peppol (Pan-European Public Procurement Online) to międzynarodowy standard wysyłania, odbierania i przetwarzania faktur elektronicznych. Aby przejść na fakturowanie cyfrowe, rząd federalny zdecydował się na tę europejską sieć. 

    Umożliwia to urzędom, przedsiębiorstwom i innym organizacjom łatwą, szybką i bezpieczną wymianę wiadomości elektronicznych. Przedsiębiorstwa mogą połączyć się z tą siecią poprzez jednorazową rejestrację w punkcie dostępowym Peppol.

    Peppol działa jak cyfrowa „sieć pocztowa”, umożliwiająca wymianę faktur elektronicznych z każdym innym użytkownikiem tej sieci, nawet jeśli korzystają oni z różnych punktów dostępu.

    W praktyce każdy samozatrudniony musi wybrać pośrednika, który umożliwi mu wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych (oprogramowanie do fakturowania).
    W praktyce każdy samozatrudniony musi wybrać „pośrednika” – czyli oprogramowanie do fakturowania, które umożliwi mu wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych.


    PYTANIA I ODPOWIEDZI

    Pracuję wyłącznie dla klientów indywidualnych. Czy także obowiązuje mnie fakturowanie elektroniczne?
    W tym przypadku obowiązek ten nie dotyczy faktur wystawianych klientom indywidualnym. Nadal jednak trzeba mieć możliwość otrzymywania faktur elektronicznych od swoich dostawców. Dlatego także i w tej sytuacji trzeba być zarejestrowanym w sieci Peppol.

    Jak skorzystać z odliczenia 120 proc. kosztów?
    Rząd belgijski oferuje ulgę podatkową firmom, które przechodzą na faktury elektroniczne. W latach 2024–2027 można odliczyć 120 proc. kosztów wdrożenia i użytkowania od dochodu podlegającego opodatkowaniu. Obejmuje to koszty zakupu oprogramowania, szkolenia personelu i doradztwa, a także powtarzające się koszty użytkowania.

    Czym jest e-faktura?
    Jest to faktura zakodowana w postaci „ustrukturyzowanego” pliku w formacie UBL. Oznacza to, że faktury w formacie Word, Excel lub PDF, nawet wysłane pocztą elektroniczną, nie będą już akceptowane!

    Co się stanie, jeśli nie podejmę żadnych działań?
    Liczba osób i przedsiębiorstw gotowych do przejścia na e-faktury jest niewielka. W związku z tym może zostać wprowadzony 6-miesięczny okres „tolerancji”, pod warunkiem że będziemy w stanie udowodnić, że podjęliśmy już odpowiednie kroki w celu dostosowania się do przepisów. Uwaga: przewidziane kary są bardzo wysokie – od 1500 euro za pierwsze wykroczenie do 5000 euro za trzecie wykroczenie.


    W każdym przypadku najprościej jest skonsultować się z księgowym, który prawdopodobnie ma już dla Państwa gotowe rozwiązanie.


    Jean-Pierre Verstraeten
    Expert-comptable Certifié
    Conseil Fiscal Certifié
    JPS ACCOUNTING & TAX NETWORK S.R.L.